Hinweis- und Beschwerdesystem
Ein Ombudsmann ist eine unabhängige Vertrauensperson, an die sich Mitarbeitende und Dritte wenden können, wenn sie Hinweise auf Unregelmäßigkeiten im Unternehmen geben möchten. Ombudsmann für die RWZ AG ist Herr Dr. Carsten Thiel von Herff. Herr Thiel von Herff ist unparteiischer Rechtsanwalt und besitzt umfassende Erfahrungen als Ombudsmann für verschiedene bekannte Unternehmen.
Zufriedene Mitarbeiter sind die Basis unseres Erfolges
In Situationen, in denen sich Mitarbeitende bei Schwierigkeiten oder Problemen nicht an Ihren Vorgesetzten oder an andere Ansprechpartner innerhalb der RWZ wenden möchten, besteht die Alternative, einen Ombudsmann zu kontaktieren. Themen, bei denen der Ombudsmann als Ansprechpartner fungieren kann, sind z.B.:
- Diebstahl, Betrug
- Diskriminierung
- Fehlverhalten
- Korruption
- Mobbing
- sexuelle Belästigung
- Verstöße gegen Arbeitssicherheitsrichtlinien, Datenschutzvorgaben, Qualitätssicherheitsrichtlinien oder Umweltschutzvorgaben
- Weitergabe vertraulicher Informationen
Vorgehen bei Hinweisen
Sobald ein Hinweis beim Ombudsmann eingegangen ist, prüft dieser den Hinweis auf Plausibilität. Falls sich ein Verdacht auf eine Verletzung von Strafgesetzen oder ein Verstoß gegen interne Verhaltensregeln – beispielweise gegen die Verhaltensrichtlinien der RWZ AG – ergibt, leitet er unter Absprache mit dem Hinweisgeber den Hinweis, ggf. auch anonymisiert, an die RWZ AG weiter. Der Ombudsmann begleitet den Vorgang, während die RWZ AG eine Untersuchung des übermittelten Sachverhalts veranlasst. Die rechtliche Bewertung des untersuchten Sachverhalts und die Festlegung geeigneter Maßnahmen zur Beseitigung und Verhinderung inkorrekter Geschäftspraktiken erfolgen gemeinsam mit dem Ombudsmann. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der Hinweisgeber hierüber im Rahmen des rechtlich Möglichen informiert. Zusätzlich kann sich der Hinweisgeber jederzeit über den Stand des Vorgangs erkundigen.
Anonymität und Schutz des Hinweisgebers
Zu jedem Zeitpunkt ist die Anonymität des Hinweisgebers gewährleistet, soweit dies gewünscht wird. Es ist deshalb grundsätzlich möglich, dass Hinweise durch den Ombudsmann anonym an die RWZ AG weitergeleitet werden. Sämtliche Kommunikation erfolgt dann im Weiteren über den Ombudsmann, der der anwaltlichen Schweigepflicht unterliegt. Der Schutz des Hinweisgebers ist ein wesentlicher Bestandteil bei der Bearbeitung der Anliegen. Der Hinweisgeber ist vor allem dadurch geschützt, dass jede gegen ihn gerichtete Vergeltungshandlung nicht toleriert wird.
Dem Wunsch des Hinweisgebers nach dem Schutz seiner Identität steht das Interesse der von dem Hinweis betroffenen Personen an der Offenlegung des Sachverhaltes entgegen. Deshalb wird ein bewusster Missbrauch der Möglichkeit, Beschwerden und Hinweise abzugeben, nicht toleriert. Der Ombudsmann darf bei einem vorsätzlichen Missbrauch des Hinweisgebersystems die Identität des Hinweisgebers gegenüber dem Unternehmen ausnahmsweise offen legen.
Ergänzungen
Der Ombudsmann stellt eine zusätzliche Möglichkeit für die Abgabe von Hinweisen dar. Seine Aufgabe lässt die weiteren Regelungen über Beschwerden und Hinweise unberührt.
Die Inanspruchnahme des Ombudsmanns ist für den Hinweisgeber kostenfrei.
Häufig gestellte Fragen
Kontakt
Hinweisgeber können ihre Hinweise schriftlich (E-Mail, Brief, Fax) oder telefonisch oder persönlich an Herrn Thiel von Herff übermitteln:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D - 33602 Bielefeld
Tel.: 0521 / 55 7 333 0
Fax: 0521 / 55 7 333 44
Mobil: 0151 / 58 2 303 21
vertrauensanwalt@thielvonherff.de
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